Un esempio: i dati ci sono, ma non basta copiarli
Esempio illustrativo, con dati inventati
Ordine R-104. Inviate 12 scatole C-18 e 4 pezzi F-02 alla sede di Lione. Consegna entro il 06/07. Grazie.
Fai scorrere la tabella per confrontare tutte le colonne.
| Dato | Valore letto | Controllo necessario |
|---|---|---|
| Riferimento | R-104 | Verificare cliente e presenza di un ordine già registrato. |
| Articolo C-18 | 12 scatole | Trovare il codice a catalogo e la confezione corretta. Non trasformare scatole in pezzi senza una regola verificata. |
| Articolo F-02 | 4 pezzi | Controllare codice, unità e quantità ammessa. |
| Destinazione | Sede di Lione | Associare una sede di consegna precisa: la città da sola non è un indirizzo. |
| Data richiesta | 06/07 | Chiarire giorno, mese e anno quando il contesto non li rende certi. |
La bozza conserva i dati letti. Le righe dubbie restano da chiarire; una persona approva le correzioni prima di proseguire.
Definisci cinque passaggi
Scegli gli ingressi
Indica quali caselle, tipi di allegato e clienti rientrano nel primo flusso. Raccogli esempi autorizzati, inclusi messaggi incompleti e modifiche a ordini precedenti.
Prepara i campi
Separa cliente, riferimento, righe articolo, quantità, unità e destinazione. Conserva il collegamento al messaggio e al documento di origine.
Confronta con i dati approvati
Usa anagrafiche e catalogo del sistema di destinazione. Un’abbreviazione o un codice cliente non devono diventare un nuovo articolo per somiglianza.
Porta le eccezioni al team
Mostra dato originale, valore proposto e motivo del blocco. Definisci chi può correggere e approvare; non nascondere l’eccezione dentro un esito generico.
Conferma l’esito nel gestionale
Verifica il formato d’importazione o l’operazione disponibile. Registra il riferimento restituito; un timeout non dimostra che l’ordine sia assente. Controlla l’esito prima di riprovare.
Checklist prima di attivare il flusso
- Ogni cliente e sede di consegna hanno un’identità verificabile.
- Codici, varianti, unità e confezioni hanno corrispondenze approvate.
- I campi obbligatori del gestionale sono presenti o bloccano la bozza.
- Duplicati, inoltri e revisioni dello stesso ordine seguono regole distinte.
- Prezzi, sconti o condizioni mancanti non vengono inventati.
- Ogni errore ha un responsabile e un modo chiaro per riprendere il lavoro.
- Il test comprende un ordine valido, uno incompleto, un duplicato e un errore del sistema di destinazione.
Se gli ordini arrivano da più mercati europei
La lingua del messaggio e il formato dei dati sono due cose diverse. Aggiungi questi controlli allo stesso flusso, senza creare una copia dell’automazione per ogni Paese.
| Aspetto | Regola da concordare |
|---|---|
| Lingua e codici | Leggere il testo nella lingua di origine; conservare codici prodotto e riferimenti. Tradurre una descrizione non autorizza a cambiare un codice. |
| Decimali e date | Interpretare virgole, punti e date secondo un formato verificato. Conservare il valore originale e fermare i casi ambigui. |
| Unità e confezioni | Distinguere pezzi, scatole, cartoni, pesi e misure. Convertire soltanto con fattori approvati dal team. |
| Valuta | Conservare importo e codice valuta ricevuti. Una cifra senza valuta resta da chiarire; non applicare conversioni implicite. |
| Consegna | Distinguere Paese, indirizzo e sede del cliente. Non ricavare la destinazione dalla lingua dell’email. |
| Passaggio al team | Registrare data, ora e fuso del passaggio di consegna. Definire chi segue il caso e chi approva l’eccezione. |
Un punteggio di lettura non approva un ordine
Per esempio, AI Builder può restituire valori estratti e punteggi di confidenza. Questi aiutano a indirizzare la revisione dei documenti; non sostituiscono il confronto con catalogo, confezioni e regole commerciali. Valuta il flusso su bozze accettate dal team e tempo necessario per correggerle, non soltanto sul numero di campi letti.
Riferimenti: Microsoft Learn — Use the document processing model in Power Automate · Microsoft Learn — Interpret confidence score for tables and table cells
Domande pratiche
Serve un’API del gestionale?
Dipende dall’operazione richiesta. Verifica prima importazioni supportate, campi obbligatori e modalità di conferma. Un file importabile può essere sufficiente per un primo flusso; un’API disponibile non garantisce da sola tutte le operazioni.
Si può partire senza scrivere nel gestionale?
Sì: il primo risultato può essere una bozza che il team verifica e importa. Questo permette di correggere regole e corrispondenze prima di autorizzare la scrittura.